A digitalizáció folyamata hosszú évtizedekkel ezelőtt indult, kezdete az első számítógépek megjelenésére – időben nagyjából a második világháborút követő évekre – tekint vissza. Az első generációs számítógépek Neumann János nevéhez kötődnek és az első gépet 1952-ben helyezték üzembe. Ez a hozzávetőlegesen hét évtizedes fejlődési szakasz kiemelkedő figyelmet követelt magának: a számítógépek mérete csökkent, a teljesítménye pedig több ezerszeres növekedést mutatott 20-25 évente. Ezzel együtt az információk mennyisége is halmozódott. A hálózatok, majd az internet kialakulásával a korábbi befelé forduló, „dobozos” szemlélet átalakult egy kifelé is tekintő, komplex szemléletre. Az információt nagy részét önkéntesen közzétesszük (például saját honlap üzemeltetése), egy másik része pedig valamilyen kötelezettségen alapuló közzététel (például a vállalkozások éves beszámolója).
Az információ bőség lehetőséget ad a megosztásra, és már nem okoz problémát az egyes információk beszerzése. Sokkal fontosabb lett az információk közötti szelektálás kialakítása, vagyis megtalálni az adatok között azt, amely értéket jelent számunkra. A XXI. század egyik legnépszerűbb foglalkozása az adatbányász, különösen a pénzügyek, a biztosítás, az informatika, vagy a műszaki tevékenységek terén. Egy jó adatbányász az analitikai, a statisztikai, a modellezési képességeken túl az üzletet is nagyon jól érti, valamint átlátja a vállalati teljesítményt befolyásoló főbb tényezők közötti összefüggéseket. Az információk jelentéséhez mindennél fontosabb lett az adatok elemzése. Minél pontosabb és jobb előre jelzéseket kap a vezetés, annál hamarabb tud ebből értelmezhető információt alkotni, így lehetősége lesz a proaktívabb reakciókra. Az információk eszerint komoly versenyelőnyhöz vezetik a vállalkozást, illetve ezek hiánya komoly versenyhátránnyal járhat.
A hatóságok rendelkezésére álló adatok
A legnagyobb adózók számára már 12 évvel ezelőtt – 2006-ban – bevezették és 2007-ben minden adózó számára kötelezővé tették az elektronikus adóbevallásokat (Abev/Abevjava). Megszűnt a bevallások postai és személyes átadása-átvétele, ezzel rengeteg munkaidőt megspórolva az adózási és könyvviteli szakembereknek. Emlékezetes volt az átállás, de a szakma mégis örömmel nyugtázta, mivel több ideje maradt az érdemi munkára. Most hasonló volumenű átállás küszöbén állunk, de még ismeretlen a jövőkép, csak az irányt látjuk.
2013. júliustól bevezetésre került a HU-GO elektronikus útdíj-szedési rendszer az autópályák, autóutak, főutak használatára.
2014-től az online pénztárgépek időszakonként (napjában többször) adatot továbbítanak az adóhatóság részére az értékesítésekről, egy havi díjas mobil internet kapcsolat segítségével. Ezen keresztül az adóhatóság szerverén megtalálhatók a nyugta adatai.
2015-ben elindult az EKÁER a közúti árufuvarozás ellenőrzésére, melynek hatására az adóhatóság előzetesen és valós időben is információt szerez a jelentős fuvarok főbb adatairól, úgy mint indulási és érkezési hely, útvonal, szállító jármű rendszáma, termék megnevezése, mennyisége, értéke, … stb.
A 2007-ben kötelezővé tett elektronikus adóbevallásoknak 2016-ra megérett a gyümölcse az adóhatóság által elkészített elektronikus szja bevallás tervezettel.
2016. december 1-je óta az (egyszerűsített) éves beszámoló közzétételére is kizárólag elektronikus formában (OBR) kerülhet sor. Eszerint megszűnik a kép formátumú mérleg és eredménykimutatás, ehelyett minden cella értéke egy adat, amely egy adatbázisban összpontosul.
2018. júliustól az étel-ital automaták is bekötésre kerülnek az adóhatósághoz, bár ebben az esetben egy közvetítőn keresztül történik az adattovábbítás, egy havi díjas mobil internetes kapcsolattal. Felügyeleti szolgáltatóként a Magyar Posta Zrt került kinevezésre.
2018-ban küszöbön jár a PSD2 – az Európai Unió 2. pénzforgalmi irányelve – bevezetése, amely lehetővé teszi a bankok közötti egységes kommunikációt. Ha ez megvalósul, akkor a banki adatokat a vállalkozások és könyvelő programok is hatékonyabban tudják majd fogadni, feldolgozni.
Az adózás rendjéről szóló 2017. évi CL. törvény 79. § - 104. § szakaszai számos további adatszolgáltatási kötelezettségeket írnak elő a különböző piaci szereplők részére.
2018. július 1-jétől bevezetésre kerül az online számla adatszolgáltatás. Ennek keretében az adóhatóság azonnal, valós idejű adatszolgáltatással fog rendelkezni a belföldi adózók között létrejött ügyletekről, ahol a számlában áthárított áfa értéke eléri vagy meghaladja a 100 ezer forintot. Ennek célja a kockázatbecslési eljárások finomítása, az ellenőrzésre való kiválasztás ésszerűsítése, illetve hosszú távon valószínűsíthető az elektronikus áfa bevallás tervezet kidolgozása is. Jelenleg még számos kérdés merül fel ebben az kérdéskörben, ami ma még akadályt támaszt ennek bevezetéséhez.
Az adóhatóság szolgáltatása a vállalkozók felé
A digitalizáció érdekében az adóhatóság nagy lépéseket tett, komoly erőforrásokat vettek igénybe. Ebből várhatóan némi szolgáltatást is nyújt majd az adózók irányába. 2018. július 1-jétől az online számla adatszolgáltatással egyidejűleg a NAV is üzemeltetni fog egy online számlázó programot, ami így kikerül a verseny szférába.
A számla adatszolgáltatás során az adóhatóság szerverére beérkező számlákat a számla befogadója is le tudja kérdezni majd. A képernyőre történő listázás már ma is működik e tekintetben. Bízunk abban, hogy a lekérdezések olyan adat formátumban is elérhetők lesznek, amelyeket a könyvelő programok is be tudnak majd olvasni. Egy lehetséges cél lehetne, és a vállalkozók részére igazi segítséget jelentene, ha a számla befogadója részére M2M (mashine to mashine = gép-gép) kapcsolat épülne ki. Így egy ún. web service eljárás keretében a könyvelő program be tudna kérdezni az adóhatóság szerverére, és miután letölti az adott feltételnek megfelelő számlákat, a könyvelő program jelenítené meg azokat az adatfeldolgozó számára.
Ebben az évben a számlák online adatszolgáltatása ellenére továbbra is része lesz az áfa bevallásnak az összesítő jelentés a befogadott számlákra. Amennyiben az adóhatóság valamennyi adatot megkap az számlák adatszolgáltatása során, úgy várhatóan a közel jövőben szükségtelenné válik az összesítő jelentés.
Ugyanezen az elven felmerül, hogy egy adott időszakban felmerült ügyletek tekintetében az adóhatóság adatbázisából kinyerhetők legyenek a partnerre vonatkozó esetleges negatív információk.
Digitalizáció a könyvviteli folyamatokban
A számvitel egy jól algoritmizálható folyamatokból épül fel. Vannak azonban lehetőségek, amelyeket az adózók saját maguk határoznak meg, alakítanak ki, és szabályoznak le például a számviteli politikájukban.
A könyvelő szoftverek adatbázis kezelő programként működnek. Az input adatok manuális rögzítéssel vagy beolvasással kerülnek be az adatbázisba, outputként pedig előállnak a listák, és az adatexportok. Ma már számos lehetőség van az adatok beolvasására és a népszerű könyvelő programok többsége képes fogadni ezeket. Ilyen például a kimenő vagy a bejövő számlák importálása. A szoftverek jellemzően egy megadott adatstruktúra szerinti formában (de gyakran többféle formátumot kínálva) tudják beolvasni a programba a számlákat. 2016-tól létezik egy egységes és jogszabály [23/2014. (VI.30.) NGM rendelet] által előírt adatexport a számlák formátumára. Emellett előnyös, ha egy könyvelő program képes beolvasni akár vegyes tételeket, analitikákat, törzs adatokat, vagy bank adatokat is.
Az output része az adatok exportálása. Erre többféle lehetőség és formátum adott: a leggyakoribb formátum az XLS vagy PDF tábla kimenet. A Microsoft termékek az Excel mellett további lehetőségeket kínálnak. A BI (Business Intelligence = Üzleti intelligencia) eszközök között megtalálható a PIVOT, VIEW, MAP, QUERY, amelyek nagy mennyiségű strukturálatlan adatok rendszerezésére szolgálnak, így további elemzési, kimutatás készítési megoldást kínálnak. Emellett népszerű a Magyar Könyvvizsgálói Kamara informatikai tagozata által kidolgozott ún. AUDIT ADATEXPORT, ami tartalmazza a főkönyvi könyvelés valamennyi tételét. Ezt beolvasva egy megfelelő szoftverbe (például az ELZA Elektronikus zárást és dokumentálást támogató rendszerbe), újabb ellenőrzési, elemzési, és különféle automatikus funkciók válnak elérhetővé. Ennek része lehet a beszámoló készítése és közzététele, az adók levezetése, különféle riportok elkészítése, de gyakran a könyvvizsgáló is ebből dolgozik.
Elérhető továbbá minden adózó adó(folyó)számlája a PDF formátumon kívül adat (XML) formában is. Ezzel automatizálni lehet a főkönyvvel való egyeztetést.
Amikor digitalizációról beszélünk, gyakran arra asszociálunk, hogy a gépek elvégzik a munka java részét és majd nem lesz szükség a szakemberre. Ezzel nem értek egyet, bár kétségtelen, hogy a szakmai munka átalakul. A digitalizáció hatására automatizált folyamatok nyílnak meg, de ennek során kihagyhatatlan az ellenőrzés és az elemzés. Mindig szem előtt kell tartanunk azt a tényt, hogy nem a gépek irányítják az embereket, hanem csak azt teszik, amire az ember programozta. A szakemberek irányítják és ellenőrzik a folyamatokat, az eredményeket. a szoftver fejlesztők általában nem tudnak felelősséget vállalni az eredményekét, a felelősség a szakembert terheli.
Számlázó programok adatexportja vs. online adatszolgáltatás
A 23/2014. (VI.30.) NGM rendelet előírja hogy 2016-tól a számlázó programok rendelkezzenek egy – a rendelet mellékletében deklarált – egységes adatexporttal. A lekérdezés eredményeképpen egy XML file tartalmazza az adott feltételek szerint lekérdezett számlák adatait. Az online adatszolgáltatás struktúrája is erre az adatstruktúrára épül, de annak már egy finomított és bővített változata. Lényeges különbség az adatexport és az online adatszolgáltatás között, hogy az utóbbi esetében a számlázó programnak csak az Áfa törvény szerinti kötelező adattartalmat kell minimálisan átadnia az adóhatóság szervere felé, míg az adatexport valamennyi adatot tartalmaz, ami a számlán szerepel. Belátható, hogy a könyvelőnek, a könyvvizsgálónak és az adózási szakembereknek előnyösebb az adatexport használata. Tartalmában pedig lényeges változás, bővülés volt a 2016-ban kiadott és a 2018-ban kihirdetett adatstruktúra között. Mivel a számlázó programok részére kötelezően előírt adatexport előállítható az új – 2018-ban kiadott – adatstruktúrában is, ebből következik, hogy a minőség érdekében a 2018. évi adatexport struktúra további automatizmusokat indíthat el a szakmában.
A számlázó programok közötti versenyben előnyt jelenthet, ha a kiállított számláról egy nyomtatási kép (PDF) készül, illetve a szoftver lehetőséget ad a számla elektronikus aláírására és e-mail-en történő továbbítására a vevő felé. Amennyiben ez az új adatexport szerinti tartalommal történik, a számla befogadója még egyszerűbben be tudja olvasni a számlát az iktató vagy könyvelési rendszerébe.
Jövőkép
A digitalizáció hatására a ma még manuális folyamatok nagy mértékben automatizáltak lesznek. Ez nem csak a könyvelést érinti, hanem például az adóhatóság szerverén futó adatbázisok és az adózók közötti kapcsolatot, kommunikációt is. Mindez a szoftverek között valósulhat meg.
Ma is kihívást jelent, hogy a szoftvereket a folyamatos jogszabály változáshoz és a dinamikusan változó gazdasági környezethez kell igazítani. A számviteli és adózási szakemberek olyan módon vesznek részt a folyamatban, hogy állandó kontrollal és szakmai visszajelzésükkel informálják a szoftver fejlesztőket tapasztalataikról, fejlesztési javaslataikról. A standardizált munkafolyamatok egyik fontos előnye a hibalehetőségek csökkenése. Az adatrögzítés mellett pedig egyes ellenőrzési és elemzési eljárások is automatizálhatók. Ezzel nő a munkavégzés hatékonysága, csökken az adminisztráció és több energiát lehet fordítani más területekre, a minőségi munkára.
